O Decreto-Lei nº 198/2012 de 24 de agosto de 2012 introduz a obrigação de comunicação de faturas e documentos de transporte à AT com o intuito de combater a economia informal e a evasão fiscal.
A PRIMAVERA elabora este documento com um resumo de questões frequentes com base na legislação disponível, as instruções administrativas publicadas e FAQ´s publicadas no portal e-fatura.
1. QUESTÕES LEGAIS E FISCAIS
- 1.1 O que é considerado um documento de transporte?
Consideram-se documentos de transporte: Faturas, Guias de Remessa, Guias de Transporte, Notas de Devolução e documentos equivalentes (Ex: Guias de Movimentação de Ativos Próprios e Guias de Consignação).
- 1.2 Quando deverá ser comunicado o documento transporte?
A comunicação do documento de transporte deverá ser efetuada antes do início do transporte.
- 1.3 De quem é a obrigação de comunicar?
A obrigação de comunicação de documentos de transporte cabe ao emissor do documento.
- 1.4 Como posso emitir os meus documentos de transporte?
Os documentos de transporte podem ser emitidos através das seguintes formas:
• Por via eletrónica;
• Por programa informático certificado pela AT;
• Por programa de computador produzido internamente pela empresa ou pelo grupo, de cujos direitos de autor seja detentor;
• Através do Portal das Finanças;
• Manualmente em papel, utilizando para esse efeito impressos de tipografia autorizada.
- 1.5 De que forma poerá ser efetuada a comunicação dos documentos de transporte?
A comunicação de documentos de transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira poderá ser efetuada pelas seguintes vias:
• Em tempo real recorrendo a um WebService;
• Através do envio do ficheiro SAF-T (PT);
• Diretamente no Portal das Finanças;
• Através de serviço telefónico no caso de documentos processados manualmente em papel ou de inoperacionalidade do Sistema Informático.
- 1.6 Quais os principais requisitos dos documentos de transporte?
Os documentos de transporte emitidos de forma eletrónica, através de programa informático ou diretamente no Portal das Finanças devem ser numerados progressivamente, de forma contínua e aposta no ato de emissão.
Os documentos de transporte emitidos de forma pré-impressa devem conter numeração prévia, seguida e impressa tipograficamente. Devem ainda conter a identificação da tipografia e autorização ministerial.
- 1.7 É obrigatório a impressão do código da AT no documento de transporte?
Não. A impressão do código atribuído pela AT no documento de transporte não é obrigatória.
- 1.8 É obrigatória a impressão dos documentos de transporte depois de efetuada a comunicação à AT?
Não. Depois de efetuada a comunicação à AT não é obrigatória a impressão dos mesmos. Contudo, para efeitos de documentação do processo de transporte ou de conferência de mercadoria, poderá imprimir o documento de transporte.
- 1.9 O transporte de bens expedidos para outros países tem de ser comunicado?
Não. Apenas devem ser comunicados os transportes efetuados em território nacional. Os transportes relativos a transações intracomunitárias e com países terceiros encontram-se excluídos do regime de bens em circulação. Sugere-se a criação de uma série autónoma para este tipo de transportes.
- 1.10 Que tipo de documento deve acompanhar os bens expedidos para Portugal de um outro Estado-membro?
Poderá ser utilizado o documento do regime de transporte internacional, por exemplo o CMR.
- 1.11 Que tipo de documento deve acompanhar os bens importados em Portugal entre a instância aduaneira de desalfandegamento e o local do primeiro destino?
O documento probatório do desalfandegamento dos bens.
- 1.12 É obrigatório a comunicação à AT de todos os documentos de transporte?
Sim. Os documentos de transporte, emitidos por sujeitos passivos com um volume de negócios no ano anterior superior a 100.000 euros, devem ser obrigatoriamente comunicados à AT.
- 1.13 Se o transporte for acompanhado por fatura devemos comunicar previamente à AT?
Não. Quando a fatura que acompanha o transporte das mercadorias foi emitida de forma eletrónica ou através de programa informático não é obrigatório a comunicação prévia à AT. Contudo, no caso de a fatura ser pré-impressa a mesma deverá ser previamente comunicada à AT via telefone.
- 1.14 O documento de transporte poderá ser elaborado pelo transportador?
Sim, desde que o documento de transporte seja efetuado em nome e por conta do remetente.
- 1.15 Em que situação poderá a fatura ser utilizada como documento de transporte?
A fatura poderá ser utilizada como documento de transporte em qualquer momento, ainda que a entidade normalmente utilize outro tipo de documentos de transporte (como guias de remessa).
- 1.16 Quando deverá ser emitido um documento de transporte? Apenas quando exista uma venda de bens com transporte?
Não. Existirá obrigatoriedade do processamento do documento de transporte ainda que não exista uma transmissão de bens, bastando apenas que estes se encontrem fora dos locais de produção, fabrico, exposição, armazéns, etc.
- 1.17 Não sendo exigível um documento de transporte, como justificar os bens transportados?
Deverá existir um qualquer meio de prova da proveniência e destino dos bens e da natureza e quantidades dos bens.
- 1.18 Terá que ser emitido um documento de transporte para as entregas de bens para simples operações de transformação, beneficiação, etc. (vulgo “trabalho a feitio”?
Sim. O documento de transporte deverá ser emitido e comunicado nos termos do Regime dos Bens em Circulação, pelo remetente para o destinatário.
- 1.19 No caso dos vendedores ambulantes e vendedores em feiras e mercados, qual o documento de transporte a utilizar?
O documento de transporte poderá ser substituído pela fatura de aquisição de bens, quando estes se destinem a venda de retalho e esses vendedores estejam enquadrados no regime especial de isenção (art. 53º do CIVA) ou no regime dos pequenos retalhistas (art. 60º do CIVA). Neste caso não se aplica a obrigatoriedade de emitir e comunicar os documentos das entregas efetivas.
Os vendedores enquadrados no regime normal do IVA devem emitir documentos de transporte globais e respetivos documentos adicionais das entregas efetivas.
- 1.20 Qual a data e hora do início do transporte a colocar no documento?
Se não existir outra data expressamente mencionada é a data de processamento do documento de transporte. Se for colocada uma data específica para o início do transporte, deve ser esta a data de início do referido transporte, podendo o documento ser processado em data anterior.
A hora também deverá ser colocada e comunicada no documento de transporte, pelo que é importante saber a hora a que se pretende iniciar o transporte.
- 1.21 Existe um limite temporal entre a data de início e o final do transporte?
Não existe qualquer limite.
- 1.22 Quando pela natureza dos bens os respetivos volumes não puderem ser transportados na mesma viatura, que documento de transporte haverá a processar?
Deverá ser processado um documento de transporte por cada viatura, ainda que as mesmas circulem em fila na estrada.
- 1.23 Como se processará o documento de transporte quando o adquirente for um não sujeito passivo de IVA?
Regra geral quando o adquirente é um não sujeito passivo está excluído da obrigação de documento de transporte. No entanto, esta exclusão não se aplica a materiais de construção, artigos de mobiliário, máquinas elétricas, máquinas ou parelhos recetores, gravadores ou reprodutores de imagem ou de som, quando transportados em veículos de mercadorias.
- 1.24 O que fazer quando não existem condições para determinar com exatidão as quantidades dos bens transportados antes do início do transporte? Ou quando existem diferenças entre as quantidades no início e fim do transporte?
Não existem soluções objetivas para qualquer destas situações. Caberá ao sujeito passivo adotar medidas para evitar estas situações ou então comprovar que essas alterações são normais de acordo com as características do bem transportado.
- 1.25 Os documentos de transporte devem conter a menção “Processado por Computador”?
Já não é necessária tal menção, pois foi revogada do Regime dos Bens em Circulação.
- 1.26 O que se entende por designação usual dos bens? E qual o seu objetivo?
A obrigação de indicar a designação usual dos bens transportados terá como objetivo o controlo dos bens. A AT tem entendido que a colocação de um código ou identificação similar que possibilite a correta e inequívoca identificação dos bens possa substituir essa designação usual. Contudo, não serão admitidas designações genéricas de bens ou expressões como “diversos”.
- 1.27 É obrigatória a indicação da matrícula da viatura no documento de transporte do regime de bens em circulação?
Não. No regime de bens em circulação não existe qualquer obrigação de colocação da matrícula da viatura no documento de transporte embora possa ser colocada facultativamente.
2. QUESTÕES TÉCNICAS
- 2.1 Os documentos de transporte cujo destinatário seja uma entidade do espaço comunitário ou de país terceiro não devem ser comunicados. Como é que PRIMAVERA efetuará a distinção entre este tipo de destinatários?
A PRIMAVERA efetua uma validação adicional, ou seja, apenas comunica os documentos cujo país do destinatário é Portugal. Contudo, sugerimos a título de boas práticas a criação de uma série de documento por mercado, onde os diferentes de Portugal não comunicam à AT.
- 2.2 Como funcionará a comunicação de documentos, através de webservice, no ERP PRIMAVERA?
Nos documentos de transporte cuja comunicação seja efetuada através de Webservice caberá ao utilizador definir o método de comunicação, ou seja, se pretende a comunicação no momento de gravação do documento de transporte ou em momento posterior à gravação do documento de transporte.
• Comunicação no momento de gravação: dependente das permissões do utilizador e permite a comunicação imediatamente após a gravação do documento de transporte;
• Comunicação em momento posterior à gravação: permite a comunicação de documentos de transporte através do módulo de Tecnologias de Transações Eletrónicas, em momento posterior que pode ser pré-definido pelo utilizador.
- 2.3 Como funcionará a comunicação de documentos através da submissão do ficheiro SAF-T?
Foi criado no módulo de Vendas o utilitário de comunicação à AT que, para além de possibilitar a comunicação de faturas, permitirá a comunicação de documentos de transporte à AT, bem como visualizar o retorno dos documentos (mensagem da AT). No retorno dos documentos de transporte é possível a importação do ficheiro resposta enviado pela AT e impressão de documentos.
- 2.4 É necessária a criação de novas séries de documentos de transporte?
Não. Contudo, sugerimos a título de boas práticas a criação de novas séries de documentos de transporte.
- 2.5 Eu tenho uma versão 7.50.xxx do ERP PRIMAVERA. Esta versão permite efetuar a comunicação de documentos de transporte?
Não. A possibilidade de comunicar os documentos de transporte à AT apenas ficará disponível para licenciamento igual ou superior à 8.10 do módulo de Logística. Não é contudo obrigatória a instalação da versão 8.10, já que o licenciamento da 8.10 pode ativar as funcionalidades inerentes à Comunicação de Documentos de Transporte na versão 8.00.
- 2.6 O programa no qual emitimos os documentos de transporte é certificado. Devemos, ainda assim, proceder à comunicação à AT?
Sim, os documentos de transporte devem ser comunicados à AT.
- 2.7 Após comunicação dos documentos à AT recebemos um ficheiro com o código da AT atribuído a cada documento de transporte. O código da AT será incluído no documento de transporte?
Sim. O código da AT em resposta à comunicação do documento será importado para um novo campo do separador Carga/Descarga no editor de vendas. Este código será impresso no documento.
