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(PT) − Disponibilização de novas funcionalidades com integração na Plataforma báse

A Plataforma báse é uma plataforma de serviços web disponibilizada pela Segurança Social que permite a ligação direta e segura de comunicação de dados e informações entre sistemas informáticos, de forma transparente e simplificada.
Destina-se aos agentes económicos - cidadãos e empresas - que transmitem e consultam informações no sistema de Segurança Social.

Foi desenvolvida para agilizar e facilitar o cumprimento de obrigações junto da Segurança Social e para facilitar a consulta de informações sobre os trabalhadores.

Ler os seguintes artigos:

1. Como ter acesso às funcionalidades da Plataforma báse?

Estas funcionalidades pressupõem uma interligação entre o ERP PRIMAVERA, módulo de Recursos Humanos e a Plataforma báse.

Para usar estes serviços, além das condições exigidas para utilização do módulo de Recursos Humanos, é necessário que cada empresa:

Efetue a adesão prévia à Plataforma báse no sítio da Segurança Social Direta. Após essa adesão, o acesso à Plataforma báse e aos serviços a ela ligados e disponibilizados no ERP é efetuado usando o NISS da empresa e a mesma palavra-passe usada no acesso à Segurança Social Direta. Desta forma, não é necessário solicitar nova palavra passe, sendo usada a já existente. São esses os dados que deve usar para autenticar-se no ERP no momento em que tenta aceder às funcionalidades da Plataforma báse.

Autenticação

Sempre que se efetuar: um pedido de comunicação de vínculo de um funcionário; um pedido de validação dos dados de um determinado funcionário; ou o Diagnóstico da Declaração de Remunerações para a Segurança Social, será solicitada a autenticação do utilizador.

Essa autenticação é sempre pedida no primeiro pedido à Plataforma bäse.

Dentro da mesma sessão do ERP, a autenticação só é solicitada uma vez, não sendo necessário voltar a inserir as credenciais quando se efetua novos pedidos.

Se encerrar essa sessão e abrir uma nova, voltará a ser solicitada uma nova autenticação. Nesse processo, é apresentado o NISS da empresa que se encontra aberta na sessão atual.

 Nota: Se a empresa não estiver registada na Segurança Social Direta, primeiro deverá efetuar a inscrição nesse sítio e depois efetuar a adesão à Plataforma bäse.     

2. Novas funcionalidades com integração entre o módulo de RH e a Plataforma base

Para simplificar processos e permitir a ligação direta entre a Segurança Social e as empresas foram disponibilizadas novas funcionalidades que permitem, a partir do módulo de Recursos Humanos, efetuar um conjunto de operações com integração na Segurança Social.

Desta forma, é possível:

    Efetuar o registo de vínculo de funcionários admitidos na Segurança Social (se enquadrados no regime geral);
    Validar dados da ficha do funcionário confrontando-os com os dados existentes na Segurança Social;
    Diagnosticar incoerências na Declaração de Remunerações para a Segurança Social antes da sua submissão.

3. Comunicar a admissão de colaboradores à Segurança Social a partir da ficha do funcionário

É possível comunicar a admissão de funcionários à Segurança Social a partir da ficha do funcionário.

Anteriormente essa comunicação por via eletrónica era efetuada em exclusivo através da Segurança Social Direta.

Agora é possível comunicar a admissão de funcionários através do serviço de registo de vínculo de trabalhadores da Plataforma bäse, desde que se tratem de Trabalhadores por Conta de Outrem do Regime Geral.

Nesta primeira fase, se o regime aplicável ao trabalhador for outro que não o Regime Geral, não é possível efetuar a comunicação do vínculo por esta via, sendo necessário efetuar o registo do vínculo do trabalhador através do processo anterior (via Segurança Social Direta).

A grande vantagem de usar este serviço é que a comunicação da admissão do funcionário pode ser efetuada diretamente a partir do ERP, sem necessidade de aceder à Segurança Social Direta e enquanto cria a ficha do funcionário, não existindo duplicação de esforço e fazendo-o a partir da mesma plataforma.

Para poder efetuar esta comunicação, siga os seguintes passos:

1. Preencha os dados solicitados na ficha do funcionário, tendo em consideração que:

    Se o funcionário se enquadrar no Regime Geral, para efeitos de Segurança Social, no separador Regimes de Proteção da Ficha do Funcionário, associe uma Segurança Social cujo separador Dados Gerais contenha a opção Disponível para comunicação na Plataforma bäse ativada;
    Se o funcionário for trabalhador em Regime de Trabalho Temporário (temporário e não parcial), ative a opção Trabalhador temporário disponível  em Tabelas l Recursos Humanos l Dados de funcionários l Tipos de pessoal;
    Indique se se trata de um funcionário a tempo parcial ou completo através do preenchimento do campo Regime de Duração Trab. disponível em Ficha do funcionário l Horários;
    Indique o tipo de vínculo associado ao funcionário em Ficha do funcionário, separador Contrato, campo Tipo de Vínculo atual. Além das opções anteriormente existentes, estão disponíveis as seguintes:

    – Trabalho intermitente;
    – Trabalho muito curta duração;
    – Teletrabalho e
    – Comissão de serviço.
    Cruzando estas informações inseridas na Ficha do funcionário, é possível sugerir o preenchimento automático do campo Modalidade de contrato a comunicar, disponível no separador Regimes de proteção da Ficha do Funcionário com um dos seguintes valores:

    A - SEM TERMO, TEMPO COMPLETO
    B - SEM TERMO, TEMPO PARCIAL
    C - TRABALHO INTERMITENTE, TEMPO COMPLETO
    D - TRABALHO INTERMITENTE, TEMPO PARCIAL
    E - A TERMO CERTO, TEMPO COMPLETO
    F - A TERMO CERTO, TEMPO PARCIAL
    G - A TERMO INCERTO, TEMPO COMPLETO
    H - A TERMO INCERTO, TEMPO PARCIAL
    I - TRABALHO MUITO CURTA DURAÇÃO
    J - TELETRABALHO, TEMPO COMPLETO
    K - TELETRABALHO, TEMPO PARCIAL
    L - COMISSÃO SERVIÇO, TEMPO COMPLETO
    M - COMISSÃO SERVIÇO, TEMPO PARCIAL
    N - A TERMO CERTO, TRAB. TEMPORÁRIO, TEMPO PARCIAL
    O - A TERMO CERTO, TRAB. TEMPORÁRIO, TEMPO COMPLETO
    P - A TERMO INCERTO, TRAB. TEMPORÁRIO, TEMPO PARCIAL
    Q - A TERMO INCERTO, TRAB. TEMPORÁRIO, TEMPO COMPLETO
    R - POR TEMPO INDETERMINADO, TRAB. TEMPORÁRIO, TEMPO PARCIAL
    S - POR TEMPO INDETERMINADO, TRAB. TEMPORÁRIO, TEMPO COMPLETO

    Para isso, acione o botão situado do lado direito do campo Modalidade de contrato a comunicar.

Uma vez acionado o botão, podem ocorrer um dos seguintes cenários:

    Se, após acionar o referido botão, o sistema não tiver inferido a modalidade do contrato por falta de preenchimento de alguma informação necessária ou se discordar com a modalidade sugerida pelo sistema, poderá preencher o campo Modalidade de contrato a comunicar manualmente e enquadrar corretamente o funcionário.

    Se este campo estiver preenchido quer por inferência, quer por preenchimento manual, quando acionar a opção Gravar na Ficha do funcionário, o sistema vai questioná-lo se pretende comunicar o Vínculo na Plataforma bäse da Segurança Social, pedindo as credenciais de acesso (caso autenticação ainda não tenha sido efetuada):

            – Se selecionar sim, é efetuado o pedido de registo do vínculo funcionário junto da Segurança Social, sendo devolvida uma mensagem com o resultado desse pedido.
            Quando o registo da admissão do funcionário na Plataforma da Segurança Social é efetuado com sucesso, essa informação é registada no campo Data de comunicação, no separador Regimes de Proteção da Ficha do funcionário. Aí fica registada a data da comunicação com sucesso.

            – Se selecionar não, a comunicação não é efetuada, mas continua a ser possível efetuar o pedido de comunicação da admissão do trabalhador à Segurança Social, através da opção Registar vínculo na Segurança Social na Ficha do funcionário, na opção Contexto.

Todas as tentativas de registo do vínculo são registadas, sendo possível consultar na opção Histórico:

            – Quantas tentativas de registo foram efetuadas;
            – Em que data/hora aconteceram;
            – Qual o utilizador que efetuou o pedido;
            – Qual a modalidade comunicada;
            – Qual o resultado obtido e respetivo detalhe.  

    Em situação de readmissão de funcionários, isto é, na funcionalidade de readmissão também é possível comunicar a admissão do funcionário.
    Ou seja, após efetuar a gravação da readmissão de um funcionário com sucesso, ser-lhe-á enviada uma mensagem informativa a relembrar que é necessário efetuar o registo do funcionário na Segurança Social, sendo remetido para a ficha do funcionário em causa automaticamente. Aí, aceda à opção de Contexto e selecione a opção Registar Vínculo na Segurança Social.

4. Validação de dados na Ficha do funcionário

É possível validar os seguintes dados do funcionário:

    Data de nascimento;
    Data de admissão;
    Data de comunicação à Segurança Social;
    Data de fim de contrato;
    E tipo de vínculo.

Se forem detetadas divergências, os dados incoerentes serão apresentados ao utilizador, sendo este questionado se Pretende retificar os dados no ERP e substituí-los pelos dados que se encontram na Segurança Social?

Dois cenários podem ocorrer:

    Se selecionar a opção Sim, os dados incoerentes assinalados serão substituídos. Para guardar esses dados na Ficha do funcionário, selecione Gravar;
    Se selecionar a opção Não, os dados identificados como incoerentes serão mantidos na Ficha do funcionário e continuará a ser alertado para essas incoerências sempre que efetuar a validação em causa.
   
Se existir divergência relativa à Data de fim de contrato, não é feita atualização desse valor na Ficha do funcionário.   
    
A opção que permite validar os dados da Ficha do funcionário está acessível no menu de Contexto da respetiva ficha.
Informamos que a opção que possibilita registar o Vínculo na Segurança Social também se encontra disponível nesse menu.    

5. Diagnóstico prévio à Declaração de Remunerações para a Segurança Social

É possível efetuar um Diagnóstico prévio à Declaração de Remunerações para a Segurança Social, utilizando a informação disponibilizada pela Plataforma bäse no serviço de consulta dos trabalhadores.

Este diagnóstico é facultativo e deve ser efetuado antes da submissão desta Declaração na Segurança Social Direta.

Se for detetada alguma incoerência em termos de informação, esta será identificada e apresentada ao utilizador.

As incoerências relativas a um funcionário são devidamente identificadas. Por cada incoerência assinalada são listados os seguintes dados:

    Identificação do funcionário abrangido;
    NISS do funcionário;
    Valor que consta no ERP;
    Valor que consta na Segurança Social.

Exemplos de incoerências:

    Data de nascimento incoerente – Confrontada a data de nascimento do funcionário constante da Declaração de Remunerações com a data registada na Segurança Social, as mesmas apresentam diferenças;

    Estabelecimento Incoerente – Confrontado o código do estabelecimento a que o funcionário está associado com o estabelecimento registado na Segurança Social, os mesmos apresentam diferenças;

    Valor total da taxa incoerente – Confrontada a taxa global do funcionário constante da Declaração de Remunerações com a taxa associada ao enquadramento de regime que tem na Segurança Social, as mesmas apresentam diferenças;

    Funcionário sem registo na Segurança Social – Verificou que o NISS de funcionário constante da Declaração de Remunerações não consta na Segurança Social como associado à empresa que está a entregar a Declaração – Permite despistar eventuais funcionários cuja admissão não foi comunicada à Segurança Social;

    Registado na Segurança Social sem processamento no período – Verificou que o NISS de funcionário constante na Segurança Social como associado à empresa não consta na Declaração de Remunerações – Despistar situações de funcionários cuja relação laboral cessou com a empresa, mas que não foi reportada a cessação à Segurança Social.