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Definição dos prefixos das contas cujo saldo será desdobrado por entidade

Ao criar o documento de abertura, agora é possível definir quais os prefixos das contas cujo saldo será desdobrado por entidade.
A opção que permite desdobrar saldos por entidade encontra-se no separador Opções. Quando essa opção - Desdobrar saldos por entidade - está ativa, o saldo das contas será desdobrado pelas entidades associadas aos movimentos/conta.
Por exemplo, se a conta 2111 possuir 1000€ de saldo para a entidade 1 e 2000€ de saldo para a entidade 2, o documento será criado com dois lançamentos nesta conta; um de 1000€ associado à entidade 1 e outro de 2000€ associado à entidade 2. Se a conta, no ano origem, tiver uma entidade associada os saldos dos movimentos sem entidade associada, serão lançados com a definida na conta.
É possível indicar os prefixos das contas para as quais se pretende desdobrar por entidade, separados por ",".
Se não forem indicados prefixos, será aplicado o desdobramento por entidade a todas as contas. Por predefinição, são sugeridos os prefixos das contas de recapitulativos (terceiro e caixa) definidos para o ano origem.

 Como criar o documento de abertura?

Este processo permite que a passagem dos saldos das contas de balanço de um exercício N-1 para o exercício N seja realizada de forma automática. O sistema realiza essa passagem em duas situações:

    Quando se cria um exercício novo, baseado numa empresa existente, para o qual se pretende passar os dados da Contabilidade do exercício anterior;
    Quando se iniciou um novo exercício, mas se manteve em utilização o exercício anterior. Neste caso, o serviço reconstrói automaticamente o documento de abertura com os saldos das classes do exercício anterior.

Para criar o documento de abertura proceder da seguinte forma:

    Aceder à opção Criação do Documento de Abertura em Administrador | (Selecionar a Empresa) | Contabilidade | Criação do Doc. de Abertura;
    Definir o exercício onde será criado o documento de abertura (por predefinição, sugere o ano de trabalho);
    Selecionar o tipo de lançamento;
    Definir o diário e o documento, assim como os respetivos numeradores para o documento que irá ser gerado. Os valores sugeridos correspondem à configuração definida nos Parâmetros da Empresa, no separador Doc. de Abertura;
    Definir o dia em que o documento será gerado (o mês será sempre 0);
    Verificar a Data do Documento, o Nº Doc. Externo e a Descrição que vai ser usada;
    Selecionar Confirmar.

OPERAÇÕES ADICIONAIS:

    Numeração Automática – Se estiver ativa, o sistema sugere o próximo número livre de diário e documento. Se estiver inativa, o sistema liberta os numeradores para que o utilizador os insira manualmente.
    Rascunho – Se estiver ativo, o documento de abertura será criado em modo de rascunho.
    Balancear documento – Esta opção encontra-se no separador Opções. Neste modo, o sistema vai processar as diferenças entre créditos e débitos na conta selecionada, se estas diferenças existirem. O documento gerado será balanceado na conta financeira.
    Passar o saldo na moeda original – Esta opção encontra-se no separador Opções. Permite que o saldo seja criado e agrupado pela moeda origem. Para esta operação funcionar, indique os prefixos das contas às quais pretende aplicar a operação. Pode indicar vários prefixos, separados por espaços. Esta opção é útil em contas de disponibilidades, quando a sua valorização é feita numa moeda externa (por exemplo, uma conta bancária em USD). Nessas situações vai ser aplicado o câmbio à data do documento, descontada de um dia. Assim, se a data de documento for de 1/1/N+1, o câmbio usado vai ser o de 31/12/N.
    Criação de contas em falta – Esta opção encontra-se no separador Opções. Se estiver ativa, o sistema cria no exercício N+1 as contas em falta necessárias para gravar o documento. Esta opção é útil, por exemplo, em cenários em que já foi criado o exercício N+1 mas ainda se está a faturar, por isso é necessário criar contas de clientes. Se esta opção estiver inativa, a aplicação irá solicitar que indique as contas onde deverão ser lançados os saldos daquelas contas que, no exercício N+1, não existem ou não são de movimento.
    Conta de Abertura "Alternativa" – Esta opção encontra-se no separador Opções. Quando esta opção é marcada, o sistema procede ao lançamento do balanço da conta origem na conta que foi definida como alternativa. Por exemplo, se a conta 111, cujo saldo no ano N é de 1000€ e que tem a conta alternativa 1112, no documento de abertura do ano N+1, os 1000€ são movimentados na conta 1112. Esta opção deve ser usada com cuidado uma vez que os utilitários de conversão de conta (ConvertSNC e ConvertConta 2011) inscrevem o código da conta usada no ano anterior na conta alternativa.
    Desdobrar saldos por entidade – Esta opção encontra-se no separador Opções. Quando esta opção está ativa, o saldo das contas será desdobrado pelas entidades associadas aos movimentos/conta. Por exemplo, se a conta 2111 possuir 1000€ de saldo para a entidade 1 e 2000€ de saldo para a entidade 2, o documento será criado com dois lançamentos nesta conta; um de 1000€ associado à entidade 1 e outro de 2000€ associado à entidade 2. Se a conta, no ano origem, tiver uma entidade associada os saldos dos movimentos sem entidade associada, serão lançados com a definida na conta. É possível indicar os prefixos das contas para as quais se pretende desdobrar por entidade, separados por ",". Se não forem indicados prefixos, será aplicado o desdobramento por entidade a todas as contas. Por predefinição, são sugeridos os prefixos das contas de recapitulativos (terceiro e caixa) definidos para o ano origem.
    Períodos de contas – Esta opção encontra-se no separador Período. Em alguns países, é obrigatório fazer o lançamento de um documento de fecho no final do exercício. Nestes casos, o sistema não pode ir buscar os saldos do período 0 a 15 porque está tudo liquidado. Esta opção permite controlar os períodos relevantes para o saldo.
    Reflexões de conta – Esta opção encontra-se no separador Reflexões. As opções de conta (Analítica/Centros de custo/Funções), indicam ao sistema para efetuar as reflexões indicadas nas diversas contas do documento de abertura.
    Seleção da empresa origem – Esta opção encontra-se no separador Empresa. Permite ordenar ao sistema a criação do movimento de abertura, tendo como base os saldos correspondentes aos movimentos lançados noutra empresa. Pode usar esta opção quando cria um exercício novo baseado numa empresa existente, para o qual pretende passar os dados da Contabilidade do exercício anterior. É muito útil em situações em que, para a mesma empresa, um exercício se encontra numa base de dados e o novo exercício se encontra noutra fisicamente distinta.
    Tipo de Afetação – Quando selecionada a opção Visualizar Valores ao Câmbio Histórico nas propriedades da empresa, existe a possibilidade de indicar a que moeda se refere o documento de abertura que se pretende criar. Ao selecionar Moeda Base, será criado um documento com os saldos na moeda base das contas. Os movimentos gerados terão o tipo de afetação Apenas Moeda Base. Situação análoga para a opção Moeda Alternativa. A 3.ª opção é um automatismo em que são executadas sequencialmente as operações de criação dos documentos da moeda base e da moeda alternativa.

Por questões de performance, para a posterior manipulação do documento de abertura a partir do editor da Contabilidade, o documento de abertura terá um máximo de 250 linhas. Se existirem mais contas a apurar do que o número referido, serão criados diversos documentos, com um máximo de 250 linhas (todos no mês zero).  
    
As contas sujeitas à passagem de saldos serão aquelas cujo o seu grupo se encontra definido como do tipo Balanço (campo Tipo = Balanço) e, no caso do setor público, também as contas do tipo Orçamental. As contas sujeitas à passagem de saldos que não existam no exercício onde será criado o documento de abertura, serão automaticamente criadas. Esta situação também se aplica quando se utiliza a opção Conta alternativa.    

Ao criar o documento de abertura sucessivamente, todos os movimentos existentes no mês 0 serão removidos e substituídos pelos movimentos correspondentes ao documento de abertura.
Nova janela de pesquisa avançada de documentos

No editor de documentos foi disponibilizada uma nova janela de pesquisa avançada de documentos, onde é possível preencher critérios de pesquisa quando, por exemplo, se pretende procurar um único documento.

Para pesquisar um documento, realize os seguintes passos:

    Aceda a Contabilidade | Movimentos;
    Clique no botão Pesquisa avançada;
    Será apresentada uma nova janela pop-up. Nessa janela, preencha os critérios de pesquisa pretendidos. Selecione o campo para proceder ao seu preenchimento. Utilize o teclado ou os dispositivos de inserção de registos disponibilizados para o efeito.
    Para ativar a pesquisa, selecione Pesquisar.